Сложные подчиненные: новые вызовы. Практика управления в реальности - Максим Валерьевич Батырев
2. Устанавливайте четкие стандарты и правила. Если в отделе еще нет регламента, разработайте минимальные требования к порядку. Например, все проекты ведем в единой системе (и никаких личных файлов Excel), письма клиентам — только через корпоративную почту с копией руководителю, документы храним по утвержденной схеме папок. Назначьте крайние сроки и контрольные точки не только для основной работы, но и для сопутствующих задач. Четко проговорите: «Каждую пятницу вечером — очистка стола и разбор почты, проверим в понедельник». Неряха должен понимать, что есть конкретные процессы, которым он обязан следовать. Поначалу это может вызвать у него протест, но со временем вы приучите его к структуре.
3. Обучайте и поддерживайте. Иногда человек хочет, но не умеет. Предложите сотруднику пройти тренинг по тайм-менеджменту или самоорганизации. Обучение основам планирования, приоритетов или книги (например, «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента» Александра Фридмана) дадут ему инструменты для наведения порядка. Покажите на практике, как вы сами организуете задачи, поделитесь своими шаблонами, чек-листами. Можно назначить более аккуратного коллегу как наставника, который пару месяцев будет помогать неряхе встроиться в систему: мягко контролировать, подсказывать, как лучше разложить информацию. Важно преподнести это не в форме наказания («тебе приставили надзирателя»), а в качестве заботы и инвестиции в развитие сотрудника. В некоторых случаях, например когда вы подозреваете СДВГ или другие особенности, попробуйте очень тактично намекнуть на возможность консультации с психологом. Главное — дать понять, что компания готова помочь сотруднику стать лучше.
4. Разделяйте ответственность и страхуйте важные зоны. На время «лечения» неряшливости ограничьте ущерб от нее. Не поручайте такому сотруднику критические задачи без контроля. Распределяйте ответственность: например, вторым номером ставьте более аккуратного коллегу, который проверит или дополнит работу. Просите копии важных писем себе, чтобы ничто не ушло без присмотра. Берите на проверку важные документы перед отправкой. Да, это микроменеджмент и занимает время, но лучше так, чем потом разгребать последствия. Постепенно, по мере улучшения, контроль можно ослабить. Но изначально стоит перестраховаться. К тому же командная работа и двойная проверка — нормальная практика в управлении рисками.
5. Обеспечивайте инструменты для поддержания порядка. Как и в первой истории: дайте папки, органайзеры, стеллаж. Инфраструктура важна. Если вы требуете чистоты, позаботьтесь, чтобы были условия: например, достаточное количество шкафов, регулярный клининг, средства гигиены, антисептики, освежители. Для электронного порядка нужна четкая система хранения файлов, чтобы у каждого сотрудника не образовалась свалка на компьютере, например корпоративный облачный диск со структурой. Иногда человек рад бы навести порядок, но физически негде хранить папки — вот он и складывает стопки на окне. Дайте ему ящик — уже лучше. Уделите время для помощи: вы, как руководитель, можете один раз вместе с сотрудником разобрать бардак, разложить все по полочкам, настроить электронные папки.
6. Создавайте стимулы к изменению — и отрицательные, и положительные. Если мягких мер недостаточно, внедрите элемент дисциплины. Например, сделайте аккуратность частью KPI: «Не более N просроченных задач в месяц», «Все клиенты в CRM заполнены». Пропишите в правилах, что за систематическим беспорядком следует замечание, за ошибки — снижение премии. Некоторые компании даже вводят «штрафы» за оставленный бардак в общих пространствах или нарушение регламентов документооборота. С другой стороны, не забывайте хвалить за прогресс. Отметили, что в последний месяц у сотрудника порядок в отчетах, — скажите об этом, подкрепите премией или бонусом. Неряха должен видеть: от аккуратности тоже есть выгода, а не только наказание. В идеале нужно сформировать у него внутреннюю мотивацию стать более организованным, чтобы он сам понял: так и ему работать легче, и карьера пойдет в гору. Но на первых порах внешние стимулы тоже помогут закрепить новые привычки.
7. Придумайте игру. Можно мотивировать в игровой форме: конкурс на самый аккуратный стол месяца (приз — коврик для мыши). Или, как сделал Сергей, превратить уборку в совместное мероприятие. Некоторые компании устраивают «дни чистоты», субботники. Можно даже фото «до и после» делать для наглядности. Такое легкое соревнование подстегнет и неряху, ведь не хочется отставать, когда все делают. Кроме того, показывайте примеры: если у кого-то образцовый порядок и от него есть очевидная выгода, подчеркните это вслух. Не в виде укоров, а через позитив: «Вот у Ольги папки — залюбуешься, любой документ за минуту поднимает». Неряха, может, задумается: «И правда, было бы удобно».
8. Цените результат, но не закрывайте глаза на беспорядок. Часто руководители терпят гениальных нерях. «Ну гений, что с него взять, пусть творит». До поры до времени это работает, но помните: беспорядок может однажды привести к крупной ошибке или ЧП (утерянный контракт, несданный отчет, травма на скользком полу от пролитого кофе). Поэтому даже гения нужно слегка организовывать. Но и перегибать нельзя: если начнете давить слишком сильно, можете задушить его творческую энергию. Сосредоточьтесь на критически важных аспектах порядка: документы, безопасность, санитария. Пусть остальное останется как есть.
9. Используйте перевод на другую должность. Наконец, если перепробованы все меры, а человек упорно не меняется и продолжает ставить под удар общее дело, руководителю приходится принимать жесткие решения. Иногда лучшим выходом будет перевести сотрудника на должность, где его неряшливость менее критична. Например, с административной роли на какую-то творческую, если она предусмотрена в компании.
Ну а что, если вы тот самый неряха? Читая все это, вы вдруг узнали себя? Беспорядок на рабочем столе — ваш привычный ландшафт, а письма в почте лежат непрочитанными с позапрошлого квартала? Что ж, признать проблему — уже половина успеха. Давайте посмотрим, что можно сделать, если вы осознали, что склонность к хаосу мешает вашей работе и карьере.
Во-первых, снимите розовые очки насчет «творческого беспорядка». Да, возможно, вам комфортнее, когда все под рукой в куче. Да, вы считаете себя человеком идеи, а не педантом. Но помните: беспорядок реально уменьшает вашу эффективность, ведь очень много времени уходит на поиск вещей, и все это нервирует окружающих. Скажите себе честно: «Мой бардак — проблема. Я хочу и могу стать организованнее». Без такого внутреннего решения ни одна система не приживется.
Во-вторых, начните с малого, заведите простые привычки. Не пытайтесь сразу из хаотичного человека превратиться в образцово-аккуратного: это стресс, который не принесет пользы. Лучше выберите один-два
